Manuais Ouvidoria Telêmaco Borba

Veja abaixo os manuais do Sistema de Ouvidoria.

Lembrando que cada usuário tem acesso a funções específicas no sistema, sendo Ouvidor ou Gestor de Área, podendo somente consultar dados e gerar novas ocorrências ou então gerar relatórios e administrar o sistema.

Você verá aqui o manual completo do sistema, com todas as funcionalidades. Caso você identifique que precisa trocar seu tipo de acesso, contate o administrador da sua base.

• Dados Cadastrais/Senha
Como alterar meus dados cadastrais?
Como faço para alterar minha senha?

• Registrar uma Ocorrência – Ouvidor (vídeo)
Cadastrar um novo munícipe, registrar a ocorrência, designar responsável, estipular prazo

• Registrar uma Ocorrência – Ouvidor (passo a passo)
Cadastrar um novo munícipe, registrar a ocorrência, designar responsável, estipular prazo
Fazer comentários e finalizar a ocorrência
Filtros

• Módulo de Relacionamentos 
Cadastrar novo munícipe
Cadastrar novo local de estrutura municipal
Categorizar o cadastro

• Chat
Acessar o chat/Enviar mensagens

• Edital
Cadastrar Notícias e Eventos
Cadastrar Estrutura Municipal – Vide como cadastrar “Relacionamento“

Dados Cadastrais/Senha

Como alterar meus dados cadastrais?

Veja o tutorial abaixo para alterar nome de usuário, senha, configurar notificações:

Registrar uma Ocorrência – Ouvidor (Vídeo)

Segue abaixo vídeo explicativo para registar uma nova ocorrência:

– Cadastrar novo munícipe
– Registrar ocorrência
– Designar responsável pela ocorrência
– Selecionar prazo para atendimento

Registrar uma Ocorrência – Ouvidor (Passo a Passo)

Para registrar uma nova ocorrência faça login no sistema, clique no menu “Ocorrências” e em “Abrir Ocorrência”:

Selecione o nome do munícipe, caso ele não possua cadastro clique em “adicionar munícipe”, 

Selecione o tipo da ocorrência que deseja registrar, a categoria e os dados da ocorrência e no final da tela clique em “Abrir”:

Na sua tela aparecerá a ocorrência registrada e o número de protocolo. Nesta tela ainda é possível designar o responsável, e estipular o prazo para finalizar a ocorrência.

Filtros

Na tela de ocorrências o Ouvidor pode facilmente utilizar filtros para encontrar ocorrências ou para tratá-las, veja na tela abaixo as diversas opções de filtros:

Os botões azuis já são filtros pré-formatados, sendo o botão “ver mapa” que atualiza em mapa virtual as ocorrências.

Também é possível filtrar as ocorrências por:

Tipo: Denúncia, Elogio, Informação, Reclamação, Solicitação ou Sugestão

Nome do Relacionamento (solicitante)

Data

Também é possível imprimir a listagem feita pelo filtro clicando no ícone da impressora ao lado dos filtros.

Visualização das ocorrências pelo Mapa Virtual

O Ouvidor pode visualizar as ocorrências selecionando os filtros e acompanhar a localização pelo mapa virtual, para ver o mapa acesse o menu “Ocorrências” e clique no botão “Ver Mapa”:

Fazer comentários e finalizar as ocorrências

Ao registrar a ocorrência e encaminhar para o responsável verificar é possível realizar comentários na ocorrência documentando as ações tomadas. 

Para isso o responsável deve ir até a tela de ocorrências, localizar a ocorrência para fazer o registro e clicar em cima.

A ocorrência abrirá com detalhes. Para fazer comentários é só registrar no campo detalhes e clicar em “em andamento”. O sistema irá registrar todos os comentários em uma linha do tempo logo acima.

Para finalizar a ocorrência o responsável deve preencher o campo de detalhes e clicar em “finalizar”.

Módulo de Relacionamento (cadastro dos munícipes e estrutura municipal)

Relacionamento é o nome que damos para qualquer empresa ou pessoa que acessará o sistema, que terá relação direta com a instituição, seja um munícipe  ou local da estrutura municipal.

Para fazer um novo cadastro clique no símbolo de “+”: 

Preencha todo o cadastro e clicar em “salvar”.

Após completar o cadastro será necessário categorizar o contato. Clique na categoria “sem tipo”, localize o cadastro e clique na “roldana”. 

No card “tipos” selecione se o relacionamento é Munícipe ou Estrutura Municipal e pronto!

Módulo de Chat

É possível trocar mensagens em caráter não oficial entre os usuários do sistema (exceto munícipes).

Para acessar o chat clique no ícone de conversa no canto superior direito:

Para enviar mensagens, clique no usuário correspondente e digite a mensagem:

Edital – Notícias e Eventos

Neste módulo são cadastrados as Notícias e Eventos que os munícipes acessam pelo aplicativo.

Para cadastrar uma nova notícia ou evento, clique no módulo “Edital” e na tela do edital clique no “+” no canto inferior direito:

Escolha “notícia” ou “evento” (para cadastrar um local de Estrutura Municipal vide como cadastrar um Relacionamento):

Insira o título, o texto e clique em “Próximo”:

Coloque as datas que gostaria que a notícia/evento fiquem postadas. Nestes campos é possível programar tanto o início como o término. E clique em “Próximo”:

Caso queira que a notícia/evento fique no topo da lista, selecione o item “importante”. E para notificar os munícipes no aplicativo selecione “notificar usuários”. O campo “resumo da notificação” é o texto que aparecerá junto da notificação no aplicativo. E clique em “Postar”.